Trots många artiklar som har skrivits om hur man förbättrar sina e-postvanor, finns det en märkbar brist i förståelsen av blind kopia (BCC). BCC är en effektiv och bekväm strategi för att skicka meddelanden till stora grupper, undvika ”Svara alla”-e-post som fyller inboxen och säkerställa konfidentialiteten hos mottagarna. När BCC används på rätt sätt respekteras mottagarnas tid, inkorg och identiteter. Tyvärr är BCC ofta missförstått, sällan använt och undervärderat—främst på grund av en bristande förståelse för dess mångsidighet.
Vi tror på vänlig och respektfull kommunikation på arbetsplatsen, men vi har också sett att några använder BCC på ett skadligt sätt, exempelvis genom att hemligt sätta in chefer eller personalavdelningen i BCC-linjen. Vi vill ifrågasätta denna tillämpning. Den negativa användningen av BCC har tyvärr skapat ett ogynnsamt rykte. Att dölja mottagare är sällan rättvist, ärligt eller positivt för din professionella anseende. Vi har sett hur detta kan slå tillbaka. Om en person i BCC klickar på ”Svara alla” och därmed avslöjar sin närvaro i diskussionen, kan det avslöja för alla på To- och CC-linjerna att de var dolda.
Det är dags att klargöra den osäkra förståelsen av BCC. Här är fyra produktiva sätt att använda BCC för att förbättra din e-postetikett:
- När du vill undvika “Svara alla”-svar: Vi har alla skickat ett e-postmeddelande till många människor och upplevt ett överskott av svar. För att stoppa detta innan det börjar, lägg alla i BCC-linjen. Samtidigt kan du informera alla om vilka som är i BCC (t.ex. du kan börja med ”Kära kollegor:”). På så sätt får alla meddelandet, men ingen kan svara hela gruppen.
- Exempel: Om det finns en utnämning i din avdelning, kan du sätta personen som får utmärkelsen i To-linjen och resten av teamet i BCC.
- När du behöver skicka ett känsligt meddelande till flera personer: Ibland måste du skicka ett e-postmeddelande med känslig information till flera personer. För att skydda deras integritet kan du använda BCC.
- Exempel: Om flera personer har valts ut för coaching baserat på sina prestationer, kan du skicka ett meddelande till hela gruppen och påminna dem om att de kan kontakta dig direkt vid frågor.
- När du blir presenterad för någon ny: Om du presenteras för någon via e-post kan du sätta den som gör presentationen i BCC-linjen, tacka dem och fortsätta samtalet med den nya kontakten.
- Exempel: En kollega presenterar dig för en ny medarbetare. När du svarar, sätt kollegan i BCC och fortsätt diskutera med den nya personen.
- När du vill att ett e-postmeddelande ska synas i din inkorg: Om du skriver ett meddelande av hög vikt och vill hålla koll på det, lägg till din egen e-postadress i BCC-linjen. Meddelandet kommer då att dyka upp högst upp i din inkorg.
- Exempel: Du organiserar en föreläsning och vill påminna dig själv att följa upp med talaren om de inte svarar inom 48 timmar. Lägg till ditt namn i BCC.
Även om BCC kan verka svårt att använda i vissa arbetskulturer, är det en kraftfull resurs. Börja med att använda BCC med dina närmaste teammedlemmar tills alla vänjer sig vid det. Dina e-postmeddelanden kan få en större och mer professionell kommunikationsinverkan för alla.
Källan till denna artikel kommer från ACEP-now. Läs artikeln här.